Filing System: Pengertian, Permasalahan, dan Cara Mengelolanya
Filing system adalah sistem pengaturan dan penyimpanan dokumen atau arsip secara sistematis dan teratur. Tujuan utama dari filing system adalah untuk memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan.
Permasalahan dalam Pengarsipan Dokumen
Pengarsipan dokumen yang tidak terorganisir dengan baik dapat menimbulkan berbagai permasalahan, antara lain:
Sulit Menemukan Dokumen yang Dibutuhkan
Permasalahan yang paling sering terjadi dalam pengarsipan dokumen adalah sulit menemukan dokumen yang dibutuhkan. Hal ini terjadi karena dokumen tidak disusun secara teratur dan sistematis. Akibatnya, waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mencari dokumen akan semakin lama.
Dokumen Rusak atau Hilang
Dokumen yang tidak disimpan dengan baik dapat rusak atau hilang. Kerusakan dokumen dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti faktor alam (seperti banjir, kebakaran, atau gempa bumi), faktor manusia (seperti kecerobohan atau kesengajaan), atau faktor lainnya.
Hilangnya dokumen dapat disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kelalaian, pencurian, atau bencana alam. Kehilangan dokumen dapat menimbulkan kerugian yang besar, baik secara materil maupun non-materil.
Dokumen Tidak Terjaga Kerahasiaannya
Dokumen yang tidak disimpan dengan aman dapat jatuh ke tangan orang yang tidak berhak. Hal ini dapat menimbulkan masalah, seperti penyalahgunaan dokumen atau penyebaran informasi rahasia.
Biaya Penyimpanan Meningkat
Dokumen yang tidak dikelola dengan baik dapat memenuhi tempat penyimpanan. Akibatnya, biaya penyimpanan akan meningkat untuk membeli tempat penyimpanan yang lebih besar.
Untuk menghindari permasalahan-permasalahan tersebut, perlu diterapkan prinsip-prinsip dasar pengaturan sistem pengarsipan yang efektif. Selain itu, perlu dipilih jenis sistem pengarsipan yang tepat sesuai dengan kebutuhan.
Prinsip Dasar Pengaturan Sistem Pengarsipan yang Efektif
Untuk menghindari permasalahan dalam pengarsipan dokumen, perlu diterapkan prinsip-prinsip dasar pengaturan sistem pengarsipan yang efektif, yaitu:
Keteraturan
Dokumen atau arsip harus disusun secara teratur dan sistematis agar mudah ditemukan. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pengarsipan yang tepat, seperti sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah, atau sistem subjek.
Ketepatan
Dokumen atau arsip harus disimpan di tempat yang tepat agar tidak rusak atau hilang. Tempat penyimpanan harus aman dari kerusakan akibat faktor alam atau manusia. Selain itu, tempat penyimpanan juga harus mudah dijangkau agar memudahkan dalam pengambilan dokumen atau arsip.
Keamanan
Dokumen atau arsip harus disimpan dengan aman agar terjaga kerahasiaannya. Dokumen atau arsip yang bersifat rahasia harus disimpan di tempat yang terkunci dan hanya dapat diakses oleh orang yang berwenang.
Efisiensi
Sistem pengarsipan harus efisien agar tidak memakan waktu dan biaya yang banyak. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan sistem pengarsipan yang sederhana dan mudah dipahami. Selain itu, sistem pengarsipan juga harus dirancang agar mudah dioperasikan.
Dengan menerapkan prinsip-prinsip dasar pengaturan sistem pengarsipan yang efektif, maka dokumen atau arsip dapat disimpan dengan teratur dan terstruktur. Hal ini akan memudahkan dalam pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Berikut adalah beberapa tips untuk menerapkan prinsip-prinsip dasar pengaturan sistem pengarsipan yang efektif:
- Buatlah daftar dokumen atau arsip yang akan disimpan. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan sistem pengarsipan yang tepat.
- Gunakan sistem pengarsipan yang sederhana dan mudah dipahami.
- Buatlah label yang jelas dan mudah dibaca untuk setiap dokumen atau arsip.
- Lakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan bahwa dokumen atau arsip masih tersimpan dengan baik.
- Buatlah prosedur pengarsipan yang jelas dan mudah dipahami untuk semua staf.
Dengan menerapkan tips-tips tersebut, maka sistem pengarsipan di kantor Anda akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Jenis-Jenis Sistem Pengarsipan yang Umum Digunakan di Kantor
Ada beberapa jenis sistem pengarsipan yang umum digunakan di kantor, antara lain:
Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem pengarsipan yang paling umum digunakan. Dalam sistem ini, dokumen atau arsip disusun berdasarkan abjad nama orang, nama badan, atau nama organisasi.
Sistem abjad memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah dipahami dan dioperasikan.
- Cocok untuk semua jenis dokumen atau arsip.
Namun, sistem abjad juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Tidak cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki nama yang sama.
- Dapat memakan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang memiliki nama yang panjang.
Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem pengarsipan yang menggunakan nomor sebagai dasar pengelompokan dokumen atau arsip. Nomor dapat berupa nomor urut, nomor seri, atau nomor kode.
Sistem nomor memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah dipahami dan dioperasikan.
- Cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki jumlah yang banyak.
Namun, sistem nomor juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Tidak cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki nama yang sama.
- Dapat memakan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang memiliki nomor yang panjang.
Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah sistem pengarsipan yang menggunakan tanggal sebagai dasar pengelompokan dokumen atau arsip. Dokumen atau arsip disusun berdasarkan tanggal pembuatan atau penerimaan.
Sistem tanggal memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah dipahami dan dioperasikan.
- Cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki tanggal pembuatan atau penerimaan yang penting.
Namun, sistem tanggal juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Tidak cocok untuk dokumen atau arsip yang tidak memiliki tanggal pembuatan atau penerimaan.
- Dapat memakan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang memiliki tanggal yang lama.
Sistem Wilayah
Sistem wilayah adalah sistem pengarsipan yang menggunakan wilayah atau daerah asal dokumen sebagai dasar pengelompokan dokumen atau arsip. Dokumen atau arsip disusun berdasarkan wilayah atau daerah asal dokumen tersebut dibuat atau diterima.
Sistem wilayah memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah dipahami dan dioperasikan.
- Cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki keterkaitan dengan wilayah atau daerah tertentu.
Namun, sistem wilayah juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Tidak cocok untuk dokumen atau arsip yang tidak memiliki keterkaitan dengan wilayah atau daerah tertentu.
- Dapat memakan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang berasal dari wilayah yang luas.
Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem pengarsipan yang menggunakan subjek atau pokok masalah yang dibahas sebagai dasar pengelompokan dokumen atau arsip. Dokumen atau arsip disusun berdasarkan subjek atau pokok masalah yang dibahas dalam dokumen tersebut.
Sistem subjek memiliki beberapa kelebihan, antara lain:
- Mudah dipahami dan dioperasikan.
- Cocok untuk dokumen atau arsip yang memiliki keterkaitan dengan subjek atau pokok masalah tertentu.
Namun, sistem subjek juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:
- Sulit dipahami dan dioperasikan jika dokumen atau arsip memiliki banyak subjek atau pokok masalah.
- Dapat memakan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang memiliki subjek atau pokok masalah yang kompleks.
Menentukan Jenis Sistem Pengarsipan yang Tepat
Dalam menentukan jenis sistem pengarsipan yang tepat, perlu dipertimbangkan beberapa faktor, antara lain:
- Jenis dokumen atau arsip yang akan disimpan: Jenis dokumen atau arsip yang berbeda-beda mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang berbeda pula.
- Jumlah dokumen atau arsip yang akan disimpan: Jumlah dokumen atau arsip yang banyak mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang lebih kompleks.
- Frekuensi penggunaan dokumen atau arsip: Dokumen atau arsip yang sering digunakan mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang lebih mudah diakses.
Berikut adalah beberapa tips untuk menentukan jenis sistem pengarsipan yang tepat:
- Buatlah daftar dokumen atau arsip yang akan disimpan. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan sistem pengarsipan yang tepat.
- Pertimbangkan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem pengarsipan.
- Lakukan survei untuk mengetahui sistem pengarsipan yang digunakan oleh organisasi lain yang serupa.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dan melakukan survei, maka jenis sistem pengarsipan yang tepat dapat ditentukan.
Sistem Index
Index adalah daftar nama atau kata kunci yang digunakan untuk memudahkan pencarian dokumen atau arsip. Index dapat dibuat berdasarkan berbagai macam kriteria, seperti nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, atau tanggal.
Index adalah daftar nama atau kata kunci yang digunakan untuk memudahkan pencarian dokumen atau arsip. Index dapat dibuat berdasarkan berbagai macam kriteria, seperti nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, atau tanggal.
Fungsi Index
Index memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Memudahkan pencarian dokumen atau arsip: Index dapat membantu menemukan dokumen atau arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.
- Menghemat waktu dan tenaga: Index dapat menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mencari dokumen atau arsip.
- Meningkatkan efisiensi kerja: Index dapat meningkatkan efisiensi kerja dengan memudahkan pencarian dokumen atau arsip.
Jenis-Jenis Index
Ada beberapa jenis index, antara lain:
- Index manual: Index manual adalah index yang dibuat secara manual dengan menggunakan kertas atau media lainnya.
- Index elektronik: Index elektronik adalah index yang dibuat menggunakan komputer atau perangkat elektronik lainnya.
Pembuatan Index
Pembuatan index dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut:
- Tentukan jenis index yang akan dibuat: Tentukan jenis index yang akan dibuat berdasarkan kriteria yang akan digunakan.
- Kumpulkan data: Kumpulkan data yang akan digunakan untuk membuat index, seperti nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, atau tanggal.
- Urutkan data: Urutkan data berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
- Tulis data: Tulis data yang telah diurutkan ke dalam index.
Penyimpanan Index
Index dapat disimpan di berbagai tempat, seperti:
- Di dalam dokumen atau arsip: Index dapat disimpan di dalam dokumen atau arsip yang bersangkutan.
- Di tempat terpisah: Index dapat disimpan di tempat terpisah, seperti di dalam buku index atau database komputer.
Manfaat Index
Index memiliki beberapa manfaat, antara lain:
- Memudahkan pencarian dokumen atau arsip: Index dapat membantu menemukan dokumen atau arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.
- Menghemat waktu dan tenaga: Index dapat menghemat waktu dan tenaga yang dibutuhkan untuk mencari dokumen atau arsip.
- Meningkatkan efisiensi kerja: Index dapat meningkatkan efisiensi kerja dengan memudahkan pencarian dokumen atau arsip.
Tips Membuat Index yang Efektif
Berikut adalah beberapa tips membuat index yang efektif:
- Buatlah index yang lengkap dan akurat: Index harus mencakup semua dokumen atau arsip yang akan disimpan.
- Buatlah index yang mudah dipahami dan digunakan: Index harus ditulis dengan jelas dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.
- Perbarui index secara berkala: Index harus diperbarui secara berkala untuk memastikan bahwa informasinya tetap akurat.
Menentukan Jenis Sistem Pengarsipan yang Tepat
Sistem pengarsipan yang tepat adalah sistem pengarsipan yang dapat memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan. Untuk menentukan jenis sistem pengarsipan yang tepat, perlu dipertimbangkan beberapa faktor, antara lain:
Jenis dokumen atau arsip yang akan disimpan
Jenis dokumen atau arsip yang akan disimpan dapat menentukan jenis sistem pengarsipan yang tepat. Dokumen atau arsip yang memiliki karakteristik yang berbeda-beda mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang berbeda pula.
Misalnya, dokumen atau arsip yang berbentuk surat atau nota dinas mungkin lebih cocok dengan sistem pengarsipan abjad atau tanggal. Sementara itu, dokumen atau arsip yang berbentuk kontrak atau perjanjian mungkin lebih cocok dengan sistem pengarsipan subjek atau wilayah.
Jumlah dokumen atau arsip yang akan disimpan
Jumlah dokumen atau arsip yang akan disimpan juga dapat mempengaruhi jenis sistem pengarsipan yang tepat. Jumlah dokumen atau arsip yang banyak mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang lebih kompleks.
Misalnya, sistem pengarsipan abjad mungkin tidak cocok untuk dokumen atau arsip yang jumlahnya sangat banyak. Hal ini karena akan membutuhkan waktu yang lama untuk mencari dokumen atau arsip yang dibutuhkan.
Frekuensi penggunaan dokumen atau arsip
Frekuensi penggunaan dokumen atau arsip juga dapat mempengaruhi jenis sistem pengarsipan yang tepat. Dokumen atau arsip yang sering digunakan mungkin memerlukan sistem pengarsipan yang lebih mudah diakses.
Misalnya, dokumen atau arsip yang berkaitan dengan transaksi bisnis mungkin lebih cocok dengan sistem pengarsipan abjad atau subjek. Hal ini karena dokumen atau arsip tersebut sering dibutuhkan untuk keperluan bisnis.
Tips Menentukan Jenis Sistem Pengarsipan yang Tepat
Berikut adalah beberapa tips untuk menentukan jenis sistem pengarsipan yang tepat:
- Buatlah daftar dokumen atau arsip yang akan disimpan. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan jenis sistem pengarsipan.
- Pertimbangkan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sistem pengarsipan.
- Lakukan survei untuk mengetahui sistem pengarsipan yang digunakan oleh organisasi lain yang serupa.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dan melakukan survei, maka jenis sistem pengarsipan yang tepat dapat ditentukan.
Mengorganisir Dokumen dan Folder dengan Efektif
Mengorganisir dokumen dan folder dengan efektif adalah hal yang penting untuk dilakukan, baik di rumah maupun di kantor. Hal ini dapat membantu memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Untuk mengorganisir dokumen dan folder dengan efektif, perlu dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Membagi dokumen atau arsip berdasarkan jenisnya
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah membagi dokumen atau arsip berdasarkan jenisnya. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan sistem pengarsipan yang tepat.
Berikut adalah beberapa contoh jenis dokumen atau arsip:
- Surat
- Nota dinas
- Dokumen keuangan
- Dokumen hukum
- Dokumen kontrak
- Dokumen perjanjian
- Dokumen penelitian
- Dokumen statistik
2. Memberi label pada dokumen atau arsip
Langkah kedua yang perlu dilakukan adalah memberi label pada dokumen atau arsip. Label harus jelas dan mudah dibaca agar memudahkan dalam pencarian.
Label dapat berupa nama, nomor, atau kata kunci. Label harus ditulis dengan jelas dan menggunakan bahasa yang mudah dipahami.
3. Menyimpan dokumen atau arsip di tempat yang tepat
Langkah ketiga yang perlu dilakukan adalah menyimpan dokumen atau arsip di tempat yang tepat. Tempat penyimpanan harus aman dan mudah dijangkau.
Tempat penyimpanan dapat berupa rak, lemari, atau tempat penyimpanan lainnya. Tempat penyimpanan harus memiliki sistem penguncian untuk mencegah kerusakan atau kehilangan dokumen atau arsip.
Tips Mengorganisir Dokumen dan Folder dengan Efektif
Berikut adalah beberapa tips untuk mengorganisir dokumen dan folder dengan efektif:
- Bacalah dokumen atau arsip dengan seksama sebelum disimpan. Hal ini akan memudahkan dalam menentukan jenis dan label yang tepat.
- Gunakan label yang konsisten. Hal ini akan memudahkan dalam pencarian.
- Perbarui label secara berkala. Hal ini akan memastikan bahwa informasi pada label tetap akurat.
- Lakukan pengecekan secara rutin. Hal ini akan memastikan bahwa dokumen atau arsip masih tersimpan dengan baik dan tidak ada yang rusak atau hilang.
Dengan mengikuti langkah-langkah dan tips di atas, maka dokumen dan folder dapat diorganisir dengan efektif. Hal ini akan memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Menjaga Sistem Pengarsipan yang Teratur dan Terstruktur
Sistem pengarsipan yang teratur dan terstruktur adalah sistem pengarsipan yang dapat memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan. Untuk menjaga sistem pengarsipan yang teratur dan terstruktur, perlu dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Melakukan pengecekan secara rutin
Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan pengecekan secara rutin. Hal ini untuk memastikan bahwa dokumen atau arsip masih tersimpan dengan baik dan tidak ada yang rusak atau hilang.
Pada saat melakukan pengecekan, perlu dilakukan hal-hal berikut:
- Periksa kondisi fisik dokumen atau arsip. Apakah ada yang rusak atau kotor?
- Periksa tanggal pembuatan atau penerimaan dokumen atau arsip. Apakah masih sesuai dengan sistem pengarsipan yang digunakan?
- Periksa label pada dokumen atau arsip. Apakah masih jelas dan mudah dibaca?
Jika ditemukan dokumen atau arsip yang rusak atau hilang, maka perlu dilakukan tindakan perbaikan atau penggantian. Jika ditemukan dokumen atau arsip yang tanggal pembuatan atau penerimaannya tidak sesuai, maka perlu dilakukan penyesuaian. Jika ditemukan label pada dokumen atau arsip yang tidak jelas atau sulit dibaca, maka perlu dilakukan penggantian label.
2. Menyelesaikan dokumen atau arsip yang telah selesai
Dokumen atau arsip yang telah selesai harus segera diselesaikan dan disimpan di tempat yang tepat. Hal ini untuk mencegah dokumen atau arsip tersebut hilang atau tercampur dengan dokumen atau arsip yang masih aktif.
Pada saat menyelesaikan dokumen atau arsip, perlu dilakukan hal-hal berikut:
- Pastikan bahwa dokumen atau arsip tersebut telah ditandatangani oleh pihak yang berwenang.
- Pastikan bahwa dokumen atau arsip tersebut telah dicatat dalam sistem pengarsipan.
- Simpan dokumen atau arsip tersebut di tempat yang tepat sesuai dengan sistem pengarsipan yang digunakan.
3. Membuang dokumen atau arsip yang tidak diperlukan lagi
Dokumen atau arsip yang tidak diperlukan lagi harus segera dibuang agar tidak memenuhi tempat penyimpanan.
Pada saat membuang dokumen atau arsip, perlu dilakukan hal-hal berikut:
- Pastikan bahwa dokumen atau arsip tersebut tidak memiliki nilai hukum atau historis.
- Pastikan bahwa dokumen atau arsip tersebut telah disetujui untuk dibuang oleh pihak yang berwenang.
- Buang dokumen atau arsip tersebut dengan cara yang aman, seperti dengan cara dibakar atau dimusnahkan.
Dengan melakukan langkah-langkah di atas, maka sistem pengarsipan dapat dijaga agar tetap teratur dan terstruktur. Hal ini akan memudahkan pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.
Berikut adalah beberapa tips untuk menjaga sistem pengarsipan yang teratur dan terstruktur:
- Buatlah prosedur pengarsipan yang jelas dan mudah dipahami.
- Lakukan pelatihan pengarsipan bagi semua staf.
- Buatlah sistem pelaporan yang efektif untuk memantau kondisi sistem pengarsipan.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, maka sistem pengarsipan di kantor Anda akan menjadi lebih efektif dan efisien.
Penutup
Dengan menerapkan prinsip-prinsip dasar pengaturan sistem pengarsipan yang efektif dan memilih jenis sistem pengarsipan yang tepat, maka dokumen atau arsip dapat disimpan dengan teratur dan terstruktur. Hal ini akan memudahkan dalam pencarian dan pengambilan dokumen atau arsip yang dibutuhkan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja.